استخدام مهارة كتابة جدول الأعمال والمهام اليومية بـ3 طرق فعالة
استخدام تقسيم وجدول إيزنهاور في التعامل مع المهام بفعالية
زيادة الانتاجية باستخدام قاعدة ومبدأ باريتو في الوقت والإنجاز
الكشف عن مضيعات الوقت والتخلص منها بطريقة التأكيدات المتضامنة الفعالة
رفع مستوى التحكم بالوقت داخل المؤسسة بمخطط الذروة ونموذج التفويض
استغلال أوقات الدوام لتحقيق أهداف المؤسسة بنظرية الساعة والبوصلة
تعرف على 27 طريقة عالمية مجربة لتوفير الوقت وتفعيله
استخدام مبدأ الدقائق السبعة للاستفادة من الوقت والقضاء على الفراغ
تبسيط المهام المطلوبة بطريقة السلامي
خطط الاستفادة من وقتك ووقت مؤسستك بالأهداف والإجراءات المحددة
زيادة الحرص على وقت العمل المؤسسي بحساب سعر الدقيقة في المؤسسة
ما رأيك في القول المشهور التالي :
” كلما بذلنا جهدا أكبر كلما حصلنا على نتائج أكثر وأفضل ”
التطبيقات على نظرية باريتو :
حدد الأهم أولا وتجنب الروتين
احذف ما ليس له أهمية واحترف الإيجاز
احذر خدعة الكمال
قليل دائم خير من كثير منقطع
خير الأعمال أدومها وإن قل
اختر في الاجتماعات بنود قليلة
نفذ واحدة بامتياز خير من عشرة ضعيفة
أنجز عملا ثم اذهب لغيره
لا تخف من قلة المحتوى وفكر في الإنجاز
تعرف على العشرين في المئة المؤثرة وأهمل الباقي باختيارك
التطبيقات على نظرية باركنسون :
لكل عمل موعد أخير لا تتعدى عنه
عدم التأجيل أو التسويف
اعمل وفق مبدأ الدقائق السبعة
ابدأ العمل الآن
انجز ما عليك ثم خذ وقتا للراحة
لا تنتظر المزاج الملائم
لا تنتظر نتائج مثالية
لا تخف من الخطأ
واجه المهام غير المحببة
استعن بغيرك
لا تتمنى بل نفذ وبادر
فتت المهام الصعبة والكبيرة
أد عمل لاحق في وقت مبكر إن ظهر بسهولة
كيف أقوم بالعمل وأنجزه في الوقت المحدد :
هناك طرق متعددة لمدراء ومشرفين متميزين ولكل طريقة ما يميزها ويمكن استخدامها في ظل ظروف معينة قم بتجربتها ثم اختر ما يناسبك منها :
دق الحديد وهو حام :المهام العاجلة لها الأولوية فتخلص منها بسرعة
ابدأ بالدسم والزفر : ابدأ بالممل والبغيض حتى تتخلص من همه وتعبه
أوغل برفق : تخلص من السهل وأنجزه ودع الكبير لوقته وجهز له الجهد
كل شيء له ترتيب محدد : أنجز المهام حسب أهميتها حتى لا تتراخى
نوع وشكل بين المهام : مما يعطيك وقتا للراحة ويزيد الحافز لديك
صنف كل المتشابهات مع بعض : مما يقلل تكرار الجهود
غير المهام كل ساعتين : في المهام الروتينية مما يزيل السآمة ويشحذ الهمة
أشهر مضيعات الوقت
في التوجيه :
نقص الدافع / اللامبالاة
التفويض غير الفعال / الاشتراك في تفاصيل روتينية
نقص في التنسيق / وفي العمل
في الاتصالات :
عدم الاتصالات
عدم وضوح أو فقدان الاتصالات والإرشادات
الاجتماعات
"حمى المذكرات الداخلية " / الاتصالات الزائدة
في الرقابة :
الزائرون المفاجئون
معلومات غير كاملة / متأخرة
نقص الانضباط الذاتي
فقدان المعايير / الرقابة / المتابعة
الرقابة الزائدة
عدم وجود من تريدهم للنقاش
المقاطعات الهاتفية
عدم القدرة على قول " لا ”
ترك المهام دون إنجازها
المؤثرات البصرية الملهية / الضجيج
عدم العلم بما يجري حولك
في التخطيط :
الإدارة بالأزمات ، تغيير الأولويات
انتظار الطائرات / والمواعيد
العجلة / عدم الصبر
السفر
القيام بأمور كثيرة معا / تقديرات غير واقعية للوقت
عدم وجود أهداف / أولويات / تخطيط
في التنظيم :
خلط المسؤولية والسلطة
تعدد الرؤساء
نظام سيئ للملفات
عدم التنظيم الشخصي / طاولات المكتب المزدحمة
ازدواجية الجهد
الأعمال الورقية / الروتين / القراءة
معدات غير ملائمة / التسهيلات المادية غير ملائمة
في القرارات :
طلب الحصول على كل المعلومات
قرارات سريعة
التأجيل / التردد
في التوظيف :
الزيادة أو النقص في عدد الموظفين
الموظفون الاتكاليون
موظفون غير مدربين / غير أكفاء
التغيب / التأخر / الاستقالات
اتمنى ان تستفيدو من هذه المعلومات وقريباً سأقوم برفع الدورة كاملة كملف باور بوينت ان شاء الله
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق